Zavod Varna AI spoštuje zasebnost obiskovalcev spletne strani varna-ai.si, članov, strank in vseh drugih posameznikov, katerih osebne podatke obdeluje. V tej politiki zasebnosti pojasnjujemo, katere osebne podatke zbiramo, na kakšni pravni podlagi in za katere namene jih obdelujemo, kako dolgo jih hranimo, komu jih posredujemo ter kakšne pravice imate v zvezi z njihovo obdelavo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo, zlasti s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679 – GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

ZAVOD VARNA AI – zavod za varno, odgovorno in etično rabo umetne inteligence
Koroška cesta 51, 2366 Muta
E-pošta: info@varna-ai.si
Telefon: 041 810 305

2. Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Za vsa vprašanja glede obdelave osebnih podatkov in uveljavljanja vaših pravic se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov:

E-pošta: dpo@varna-ai.si

3. Katere osebne podatke obdelujemo, nameni in pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo le v obsegu, ki je potreben za dosego posameznega namena, in vedno na ustrezni pravni podlagi.

3.1 Povpraševanja in komunikacija (kontaktni obrazec, e-pošta, telefon)

Kadar nas kontaktirate prek kontaktnega obrazca na spletni strani, po e-pošti ali telefonu, obdelujemo podatke, ki nam jih posredujete sami, na primer: ime in priimek, naziv organizacije, e-poštni naslov, telefonsko številko ter vsebino vašega sporočila oziroma povpraševanja.

Namen: odgovor na vaše povpraševanje, komunikacija z vami in priprava morebitne ponudbe.
Pravna podlaga: izvedba ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe oziroma naš zakoniti interes, da odgovorimo na prejeta sporočila (točki (b) in (f) člena 6(1) GDPR).

3.2 Članstvo in dostop do članskega dela

Pri včlanitvi v Zavod Varna AI in ob uporabi članskega dela spletne strani (»Dostop za člane«) ter povezanih platform (npr. Standario, e-Zaupnik) obdelujemo podatke, potrebne za vodenje članstva, na primer: ime in priimek oziroma naziv organizacije, kontaktne podatke (e-pošta, telefon, naslov), podatke za dostop do uporabniškega računa ter podatke, potrebne za obračun članarine in morebitnih ugodnosti.

Namen: sklenitev in izvajanje članskega razmerja, zagotavljanje članskih ugodnosti in gradiv, obveščanje članov ter izpolnjevanje računovodskih in davčnih obveznosti.
Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (članskega razmerja) in izpolnjevanje zakonskih obveznosti (točki (b) in (c) člena 6(1) GDPR).

3.3 Obveščanje članov o novostih

Članom v okviru članskega razmerja pošiljamo obvestila o novostih, tveganjih, dogodkih in dobrih praksah na področju umetne inteligence ter kibernetske varnosti.

Namen: obveščanje članov v skladu z nameni članstva.
Pravna podlaga: naš zakoniti interes oziroma vaša privolitev, kadar je ta potrebna (točki (f) in (a) člena 6(1) GDPR). Prejemanje obvestil lahko kadar koli prekličete.

4. Piškotki

Spletna stran varna-ai.si za svoje delovanje uporablja izključno tehnično nujne piškotke, ki so potrebni za pravilno delovanje strani, njeno varnost in za zagotavljanje osnovnih funkcij (npr. prijava v članski del). Teh piškotkov ni mogoče izklopiti, ne da bi to vplivalo na delovanje strani.

Spletna stran ne uporablja analitičnih, oglaševalskih ali sledilnih piškotkov tretjih oseb. Ker uporabljamo le nujne piškotke, za njihovo uporabo v skladu z veljavno zakonodajo privolitev ni potrebna.

Piškotke lahko kadar koli pregledate, omejite ali izbrišete v nastavitvah svojega spletnega brskalnika. Ob morebitni uvedbi analitičnih ali drugih piškotkov, za katere je potrebna privolitev, bomo to politiko ustrezno posodobili in pridobili vašo privolitev.

5. Uporabniki in pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihove lastne namene. Do podatkov lahko v omejenem obsegu in izključno za namene, opisane v tej politiki, dostopajo naši pogodbeni obdelovalci, ki nam zagotavljajo storitve, na primer:

• ponudnik gostovanja in vzdrževanja spletne strani,
• ponudnik storitev elektronske pošte in pošiljanja sporočil,
• ponudniki informacijske podpore in varnostnih rešitev (npr. izdelava varnostnih kopij),
• računovodski servis.

Z vsemi pogodbenimi obdelovalci imamo sklenjene ustrezne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov, s katerimi je zagotovljena ustrezna raven varstva vaših podatkov. Osebne podatke lahko razkrijemo tudi pristojnim državnim organom, kadar to od nas zahteva zakon.

6. Prenos osebnih podatkov v tretje države

Osebne podatke praviloma obdelujemo znotraj Evropske unije oziroma Evropskega gospodarskega prostora. Če bi v okviru posamezne storitve prišlo do prenosa podatkov v tretjo državo, bomo za to poskrbeli le ob ustreznih zaščitnih ukrepih, ki jih predvideva GDPR (npr. sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule).

7. Roki hrambe osebnih podatkov

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahtevajo veljavni predpisi:

• podatke iz povpraševanj hranimo do zaključka obravnave in razumno obdobje po tem, nato pa jih izbrišemo, razen če nastane pogodbeno razmerje;
• podatke članov hranimo za čas trajanja članstva in nato v obsegu, ki ga zahtevajo zakonske obveznosti;
• računovodske podatke hranimo v rokih, ki jih določa davčna in računovodska zakonodaja.

Po preteku roka hrambe osebne podatke trajno izbrišemo ali anonimiziramo.

8. Pravice posameznika

V zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov imate skladno z GDPR in ZVOP-2 naslednje pravice:

• pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov,
• pravico do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov,
• pravico do izbrisa (»pravico do pozabe«),
• pravico do omejitve obdelave,
• pravico do prenosljivosti podatkov,
• pravico do ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu,
• pravico do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi (preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem).

Za uveljavljanje pravic nam pišite na dpo@varna-ai.si ali na naslov sedeža zavoda. Na vašo zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Zaradi zagotavljanja varnosti podatkov lahko pred izpolnitvijo zahteve zahtevamo dodatne podatke za potrditev vaše istovetnosti.

9. Pravica do pritožbe pri nadzornem organu

Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši predpise o varstvu osebnih podatkov, imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana
E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
Spletna stran: www.ip-rs.si

10. Varnost osebnih podatkov

Za varovanje osebnih podatkov izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, s katerimi podatke ščitimo pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, izgubo, spremembo ali uničenjem. Dostop do osebnih podatkov imajo le pooblaščene osebe, ki so zavezane k varovanju zaupnosti.

11. Avtomatizirano sprejemanje odločitev

Osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano sprejemanje odločitev, ki bi imele pravne ali podobno pomembne učinke na posameznika, niti za profiliranje v tem smislu.

12. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo zaradi sprememb zakonodaje, naših storitev ali načina obdelave osebnih podatkov. Vsakokrat veljavna različica je objavljena na tej spletni strani. Ob pomembnejših spremembah bomo posameznike o tem ustrezno obvestili.

Politika zasebnosti velja od 23. avgusta 2026.